Les outils professionnels Beneath

PRÉAMBULE

Beneath met à la disposition des membres de son réseau deux outils professionnels : le Réseau, qui relie vignerons, conseillers, restaurateurs et logistique autour des vins du réseau, et le Service, l'outil de salle et de gestion des restaurants du réseau.

Ces outils sont édités par BENEATH - STORY TELLER, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au RCS de Chambéry sous le numéro 993 094 465, dont le siège social est situé 47 place Caffe, 73000 Chambéry (« Beneath »). Directeur de la publication : Mickael Milliat. Contact : contact@beneath.fr · 06 08 14 77 01.

Prestataires techniques : Vercel Inc. (hébergement des applications, États-Unis), Supabase (base de données et authentification, Union européenne), PowerSync (synchronisation hors ligne du Service, région Union européenne), Resend (envoi des e-mails, États-Unis), Cloudflare, Inc. (noms de domaine, États-Unis).

Les outils sont réservés aux professionnels et à leurs équipes. Ils concernent le commerce de boissons alcooliques : l'abus d'alcool est dangereux pour la santé, à consommer avec modération.

ARTICLE 1 — DÉFINITIONS

• « Outils » : le Réseau et le Service.
• « Réseau » : les espaces accessibles sous beneath.fr listés à l'article 4.
• « Service » : l'application accessible sur service.beneath.fr, utilisable sur ordinateur, tablette et téléphone, y compris hors connexion.
• « Modules » : les fonctions du Service (salle, réservations, avis, commandes, encaissement et tickets, stocks, carte et menus, vins du réseau, équipe, réglages, et toute fonction ajoutée). Les Modules ouverts à chaque Client dépendent de sa formule, selon l'annexe « Modules du Service » des CGV Restaurateurs.
• « Titulaire » : la personne liée à Beneath par un Contrat de référence, pour le compte de laquelle un accès est ouvert. Lorsqu'il s'agit d'un restaurant utilisant le Service, le Titulaire est aussi appelé « Client ».
• « Contrat de référence » : selon le cas, le bulletin d'adhésion et les CGV Restaurateurs, le contrat de partenariat vigneron, le contrat d'agent commercial, ou le contrat liant à Beneath une personne de l'équipe ou de la logistique.
• « Utilisateur » : toute personne physique qui accède aux Outils.
• « Compte titulaire » : le compte nominatif du Titulaire (adresse e-mail et mot de passe).
• « Compte de connexion » : le compte, unique par Client, qui permet seulement de connecter un appareil au Service ; il ne donne accès à aucune information du Titulaire.
• « Membre » : la personne de l'équipe du Client inscrite dans le Service, avec un niveau (staff, admin, superadmin).
• « Code personnel » : le code à six chiffres propre à chaque Membre, choisi à sa première connexion.
• « Appareil » : tout ordinateur, tablette ou téléphone connecté au Service.
• « Données du Client » : les données saisies ou générées par le Client et ses Membres dans le Service (convives, réservations, tables, commandes, tickets, stocks, carte, équipe).

ARTICLE 2 — OBJET, ARTICULATION ET ACCEPTATION

2.1 Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») régissent l'accès aux Outils et leur utilisation. Les conditions commerciales (prix, formules, commissions, cotisations, livraisons) relèvent du Contrat de référence, qui prévaut en cas de contradiction.

2.2 Pour le Service, l'accord de sous-traitance de l'Annexe 1 fait partie des CGU et s'applique dès la première utilisation.

2.3 Les CGU sont acceptées par le Titulaire lors de la signature de son Contrat de référence, puis par chaque Utilisateur lors de sa première connexion. La version acceptée et sa date sont conservées.

ARTICLE 3 — COMPTES DU RÉSEAU

3.1 Beneath ouvre le Compte titulaire par invitation. Chaque Titulaire dispose d'un compte unique par espace ; il ne peut ni créer ni inviter d'autres comptes du Réseau. Le compte est personnel : une connexion par compte, partage d'identifiants interdit.

3.2 Le Titulaire signale sans délai à Beneath tout changement de la personne qui utilise son compte et toute suspicion de compromission (contact@beneath.fr). Les opérations réalisées depuis un compte sont réputées faites par son Titulaire, sauf compromission signalée.

ARTICLE 4 — LES ESPACES DU RÉSEAU

Les données du Réseau (fichiers des restaurants, vignerons, transactions) constituent une base de données dont Beneath est le producteur (articles L.341-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle). Les espaces partner et douanes ne permettent aucune modification. Les données de tournée ne servent qu'aux livraisons.

ARTICLE 5 — LE SERVICE

5.1 Accès. Le Client connecte un Appareil avec son Compte titulaire ou avec son Compte de connexion. Chaque Membre accède ensuite au Service avec son Code personnel, qui détermine ce qu'il peut voir et faire selon son niveau. Le Client crée les Membres, fixe leur niveau, réinitialise leurs codes et les archive à leur départ. La passerelle « Mon compte réseau » vers client.beneath.fr est réservée au Compte titulaire.

5.2 Engagements du Client sur ses accès. Le Client :

• n'utilise que des Appareils placés sous son contrôle, protégés par un verrouillage et maintenus à jour ;
• veille à ce que chaque Membre garde son Code personnel secret et ne le partage pas ;
• archive le Membre qui quitte l'établissement le jour de son départ ;
• signale à Beneath sans délai la perte ou le vol d'un Appareil, pour que l'accès en soit coupé.

5.3 Données sur les Appareils. Pour fonctionner sans connexion, le Service conserve une copie des données utiles sur chaque Appareil connecté, déverrouillée par les Codes personnels. Le Client en tient compte dans le choix et la garde de ses Appareils. Avant de céder, réinitialiser ou jeter un Appareil, il le déconnecte du Service.

5.4 Mode hors ligne et synchronisation. Hors connexion, les opérations sont enregistrées sur l'Appareil puis synchronisées au retour du réseau. Les données qui n'ont pas encore été synchronisées n'existent que sur l'Appareil : leur perte (Appareil perdu, cassé ou réinitialisé avant synchronisation) ne peut être imputée à Beneath. Le Client reconnecte ses Appareils au moins une fois par service.

5.5 Publication sur Le Bel Accord. Les éléments de la fiche du Client (présentation, plats, menus, photographies, horaires, disponibilités, conditions de la maison) saisis dans le Service peuvent être publiés sur lebelaccord.fr. Le Client en est responsable : exactitude, droits sur les photographies et autorisations des personnes reconnaissables, respect de la réglementation des boissons alcooliques (présentation objective et descriptive des vins). Il concède à Beneath, pour la durée de son Contrat de référence, une licence gratuite et non exclusive de publication de ces éléments sur les supports du réseau.

5.6 Encaissement. Le Service ne comprend aucune fonction de caisse ouverte aux Clients : le Client conserve son propre système d'encaissement, et les notes ou tickets édités par le Service ne sont que des documents informatifs. Un logiciel qui enregistre les règlements de clients non assujettis à la TVA relève de l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts : si Beneath ouvre un jour une fonction de caisse, elle ne sera utilisable qu'après remise au Client de l'attestation individuelle de conformité couvrant la version qu'il utilise.

5.7 Avis. Le Client répond aux avis et les signale depuis le Service, dans les conditions de la charte de modération du Bel Accord. Il s'interdit de déposer ou de faire déposer des avis sur sa propre maison, et de choisir les clients dont il renseigne l'adresse e-mail en fonction de l'avis qu'il en attend.

5.8 Information des personnes. Le Client informe ses convives des traitements réalisés pour son compte (réservations, tickets, invitation à donner un avis) et ses Membres des traitements qui les concernent. Beneath lui fournit un modèle d'information des salariés (Annexe 2).

5.9 Vins du réseau. Le catalogue présenté dans le Service est celui des dépôts qui desservent le département du restaurant. Les commandes de vin sont régies par les CGV Restaurateurs.

ARTICLE 6 — RÈGLES D'USAGE

Chaque Utilisateur s'engage à :

• utiliser les Outils pour leur seule destination professionnelle, conformément aux CGU, au Contrat de référence et à la loi ;
• saisir des informations exactes et à jour ;
• ne pas extraire ou réutiliser de façon substantielle les données du Réseau hors du réseau, ni les collecter par des moyens automatisés ;
• ne pas porter atteinte à la sécurité des Outils (intrusion, contournement des accès, test non autorisé, surcharge volontaire), ni tenter d'en reconstituer le code ;
• ne pas accéder à des données ou à un espace sans habilitation ;
• signaler à Beneath toute faille, anomalie ou contenu illicite.

ARTICLE 7 — DISPONIBILITÉ, ÉVOLUTIONS ET ASSISTANCE

7.1 Beneath s'efforce de rendre les Outils accessibles en continu, sans le garantir : maintenances, incidents, faits des prestataires techniques, force majeure. Le mode hors ligne du Service permet de poursuivre le service en salle pendant une coupure de connexion ou d'indisponibilité des serveurs.

7.2 Beneath fait évoluer les Outils. Une évolution qui retire au Client un Module compris dans sa formule est traitée comme une modification de la formule, dans les conditions des CGV Restaurateurs.

7.3 Assistance : les restaurateurs s'adressent à leur conseiller ou au support intégré au Service, disponible de 9 h à 18 h du lundi au samedi ; les autres Titulaires à contact@beneath.fr.

ARTICLE 8 — DONNÉES DU CLIENT ET RÉVERSIBILITÉ

8.1 Les Données du Client appartiennent au Client. Beneath ne les utilise que pour fournir le Service, dans les conditions de l'Annexe 1.

8.2 À la fin du Contrat de référence, le Client peut obtenir, sur demande formulée dans les soixante (60) jours, l'export de ses Données du Client dans un format standard et lisible (CSV ou JSON), y compris ses archives d'encaissement s'il a utilisé le Service comme caisse. Beneath le fournit dans les trente (30) jours de la demande.

8.3 Passé ce délai, Beneath supprime les Données du Client dans les trois (3) mois, sauf les données qu'une obligation légale lui impose de conserver. Il appartient au Client de conserver ses propres archives d'encaissement pendant la durée légale (six ans).

ARTICLE 9 — DONNÉES PERSONNELLES

9.1 Beneath responsable de traitement. Beneath traite pour son propre compte les données des Utilisateurs nécessaires à la gestion des comptes, à la sécurité (journaux de connexion conservés un an) et au fonctionnement du réseau (commandes de vin, facturation, rémunérations, obligations fiscales et d'accises). Ces données sont conservées pendant le Contrat de référence, puis archivées pour les durées légales. Droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité : contact@beneath.fr ; réclamation possible auprès de la CNIL.

9.2 Beneath sous-traitant du Client. Pour tout ce que le Service traite pour le compte du restaurant (convives, réservations reçues, tables, tickets, équipe), le Client est responsable de traitement et Beneath son sous-traitant, dans les conditions de l'Annexe 1.

9.3 Le Bel Accord. Les comptes particuliers, les réservations déposées sur lebelaccord.fr et la publication des avis relèvent de Beneath comme responsable de traitement, selon la politique de confidentialité du Bel Accord. L'invitation à donner un avis, adressée à l'adresse e-mail saisie par le Client dans le Service, relève d'une responsabilité conjointe de Beneath et du Client (article 26 du RGPD) : le Client répond de la collecte de l'adresse et de l'information des convives (article 5.8), Beneath de l'envoi de l'invitation, de la publication et de la modération de l'avis.

ARTICLE 10 — PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Les Outils, leurs logiciels, interfaces, bases de données, marques et contenus propres appartiennent à Beneath. Le Titulaire reçoit un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de son Contrat de référence, sans accès au code source. Les contenus et données saisis par un Titulaire restent sa propriété (article 8).

ARTICLE 11 — RESPONSABILITÉ

11.1 Beneath répond des dommages directs prouvés causés par ses manquements. Sa responsabilité au titre des Outils, toutes causes confondues et par année civile, est plafonnée aux sommes hors taxes versées par le Titulaire au cours des douze (12) derniers mois en contrepartie des services incluant l'accès aux Outils, et à mille (1 000) euros pour un Utilisateur qui ne verse rien. Ces limites ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, ou lorsque la loi les écarte.

11.2 Beneath ne répond pas des pertes d'exploitation, de chiffre d'affaires ou de clientèle, ni des conséquences d'un usage des Outils contraire aux CGU, d'un Appareil perdu ou mal protégé, d'un Code personnel divulgué, ou de données non synchronisées.

ARTICLE 12 — SUSPENSION ET CLÔTURE

Beneath peut suspendre un accès immédiatement en cas de risque pour la sécurité, de fraude ou d'usage illicite, et après mise en demeure restée sans effet huit (8) jours en cas de manquement aux CGU. La suspension est notifiée au Titulaire. Les accès sont clôturés à la fin du Contrat de référence ; l'article 8 s'applique alors.

ARTICLE 13 — ÉVOLUTION DES CGU

Beneath peut modifier les CGU. La nouvelle version est notifiée au moins un (1) mois avant son entrée en vigueur, dans les Outils ou par e-mail, sauf urgence (sécurité, obligation légale). L'Utilisateur l'accepte à sa connexion suivante. Le Titulaire qui la refuse peut mettre fin à son Contrat de référence dans les conditions de celui-ci.

ARTICLE 14 — DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

Les CGU sont régies par le droit français. À défaut de solution amiable, tout litige relève des tribunaux compétents du ressort de Chambéry.

ANNEXE 1 — ACCORD DE SOUS-TRAITANCE (article 28 du RGPD)

Entre le Client, responsable de traitement, et Beneath, sous-traitant. Cet accord s'applique à tous les traitements de données personnelles réalisés par le Service pour le compte du Client. Il prévaut sur toute autre stipulation pour ce qui concerne ces traitements.

1. Description des traitements

2. Obligations de Beneath

Beneath :

1. ne traite les données que sur instruction documentée du Client — les CGU, les réglages du Service et les demandes écrites du Client constituent ces instructions — et l'informe si une instruction lui paraît contraire à la réglementation ;
2. veille à ce que les personnes autorisées à accéder aux données soient tenues à la confidentialité ;
3. met en œuvre les mesures de sécurité de l'Annexe 1-B ;
4. ne recourt qu'aux sous-traitants ultérieurs de l'Annexe 1-A, que le Client autorise de manière générale. Beneath informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins trente (30) jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime, et s'il n'existe pas d'alternative, résilier le Service sans frais. Beneath impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations équivalentes et reste responsable de son exécution ;
5. aide le Client à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes, en lui transmettant sans délai celles qu'il reçoit et en lui fournissant les fonctions ou extractions nécessaires ;
6. aide le Client pour la sécurité, les analyses d'impact et la consultation de la CNIL, dans la mesure de ce qui concerne le Service ;
7. notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit (48) heures après en avoir eu connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification ;
8. au terme du contrat, restitue puis supprime les données selon l'article 8 des CGU ;
9. met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet des audits, une fois par an au plus, sur préavis de trente (30) jours, par un auditeur indépendant tenu au secret, aux frais du Client ;
10. tient le registre des traitements qu'il effectue pour le compte de ses clients.

3. Obligations du Client

Le Client dispose d'une base légale pour chaque traitement, informe les personnes concernées, répond à leurs demandes, ne demande à Beneath aucun traitement illicite et n'introduit dans le Service que les données nécessaires. Il archive ou anonymise les fiches de ses Membres partis dans les délais de l'Annexe 2.

4. Transferts hors de l'Union européenne

Les données du Service sont stockées dans l'Union européenne. Certains prestataires (hébergement applicatif, e-mails) sont établis aux États-Unis : les transferts reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les prestataires certifiés et, à défaut, sur les clauses contractuelles types.

Annexe 1-A — Sous-traitants ultérieurs autorisés

Annexe 1-B — Mesures de sécurité

• Chiffrement de toutes les communications (HTTPS/TLS).
• Cloisonnement des données par établissement au niveau de la base (sécurité par ligne) : un Client n'accède jamais aux données d'un autre.
• Authentification par compte nominatif, puis Code personnel par Membre ; trois niveaux d'accès ; mots de passe et codes jamais stockés en clair.
• Compte de connexion sans accès aux informations du Titulaire.
• Accès de l'équipe Beneath limité aux personnes habilitées, par l'administration unique, pour l'assistance et la maintenance.
• Sauvegardes de la base assurées par l'hébergeur de données.
• Copie locale sur les Appareils déverrouillée par les Codes personnels.
• Journalisation des connexions et des opérations sensibles.

ANNEXE 2 — MODÈLE D'INFORMATION DES SALARIÉS

À remettre par l'employeur à chaque membre de son équipe inscrit dans le Service, et à afficher ou diffuser selon les usages de l'établissement. Les mentions entre crochets sont à compléter par l'employeur.

Vos données dans l'outil Beneath Service

[Nom de l'établissement], votre employeur, utilise l'outil Beneath Service pour organiser la salle, prendre les commandes et gérer les accès de l'équipe. Votre employeur est responsable de ces traitements ; la société Beneath - Story Teller, éditrice de l'outil, les réalise pour son compte.

• Données : nom, prénom, référence, date de naissance, adresse, téléphone, e-mail, photo, niveau d'accès, et les opérations que vous réalisez dans l'outil (tables, commandes, encaissements le cas échéant). Votre code à six chiffres est personnel et secret : personne d'autre ne le connaît.
• Pourquoi : vous donner un accès adapté à votre poste, savoir qui a fait quoi pendant le service, et suivre l'activité de l'établissement. L'outil ne sert pas à vous surveiller en continu et ne fait appel à aucune donnée biométrique.
• Base légale : l'exécution de votre contrat de travail et l'intérêt légitime de l'établissement à organiser son service.
• Durée : votre fiche est conservée pendant votre contrat, puis archivée et anonymisée au plus tard six (6) mois après votre départ ; les opérations liées aux ventes sont conservées avec les données comptables de l'établissement.
• Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation et opposition, auprès de [contact de l'employeur]. Réclamation possible auprès de la CNIL (cnil.fr).

Lorsque l'établissement dispose d'un comité social et économique, celui-ci est informé et consulté avant la mise en place d'un outil permettant de contrôler l'activité des salariés (article L.2312-38 du Code du travail).